Organizatiile in care exista transfer de documente intre departamente se pot gandi la implementarea unei solutii de management al documentelor. Un astfel de sistem furnizeaza capacitatea de stocare, versionare si de regasire rapida a documentelor. Se pot gestiona cu ajutorul DMS-ului documente, proceduri, schite, planuri, proiecte, coduri sursa, dar si documente scanate (facturi furnizori, facturi emise, procese verbale, contracte) sau orice alt format de fisier.
Avantajele implementarii Solutiei DMS:
- Acces la o baza de date unitara ce contine informatiile provenind din locatii multiple
- Acces securizat si cu drepturi diferite la documente
- Acces la documente in format electronic fara a uza documentele in format fizic
- Reducerea costurilor administrative legate de accesarea arhivei
- Posibilitatea gestionarii corecte a modelelor/template-urilor de documente
- Elimina riscul pierderii informatiilor cauzat de pierderea documentelor in format fizic
Solutia DMS a fost creata din necesitatea de a putea accesa dintr-o baza de date centralizata copii electronice ale unor documente care in format fizic se aflau in locatii diferit.
Interactiunea modulului cu celelalte componente ale Merlin ERP permite atasarea de documente in nomenclatorul de articole si parteneri, pentru a obtine informatiile de interes despre anumite produse sau client/furnizor.
Este posibila adaugarea de versiuni multiple ale unui document, pentru a se evidentia schimbarea acestuia de-a lungul timpului si pentru a se cunoaste care este cea mai recenta varianta.
Accesul la documentele adaugate este permis sau nu in functie de definirea drepturilor de acces la nivelul fiecarui utilizator in parte. Se pot acorda drepturi preferentiale doar pentru vizualizare, cu inhibarea optiunii de modificare sau stergere, acces total sau restrictie completa in accesarea informatiilor.
Sistemul asigura criterii complexe de cautare a unui document introdus, utilizand combinatii de criterii intre metadate generale si metadate specifice.
